Conservazione documenti aziendali: perché il trend attuale è la soluzione digitale

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Specialmente in un momento storico come quello che stiamo vivendo, legato ad una emergenza sanitaria che sebbene sia ormai meno aggressiva è sempre presente, è fondamentale poter disporre in qualsiasi momento di contenuti necessari a svolgere attività lavorative in qualsiasi luogo. Lo stesso smartworking è un concetto che ha ormai assunto una valenza nota a tutti. I benefici derivanti dalle operazioni di software di gestione documentale, con speciale riferimento ad una soluzione digitale per la conservazione dei documenti aziendali, sono sempre più conosciuti e accertati. Scopriamo insieme i dettagli.

Come effettuare al meglio la conservazione dei documenti aziendali

Come funziona la conservazione dei documenti aziendali? Ogni impresa che si rispetti, a prescindere dal settore di riferimento, dovrà sempre fare i conti con una grossa quantità di documenti. La gestione degli stessi comincia ad essere un vero e proprio lavoro a parte, che deve essere eseguito in maniera efficiente e certosina, ciò non solo per evitare sprechi di tempo e denaro, ma anche per conservare al meglio documenti importanti (magari amministrativi o fiscali).

Potrebbe risultare un’operazione molto macchinosa e a tratti difficile da portare avanti, se non si hanno le giuste conoscenze e i giusti mezzi. L’archiviazione dei documenti è una delle operazioni più importanti e per riuscire a garantire una procedura ottimale è fondamentale gestire al meglio i vari passaggi indispensabili. Ovviamente, a seconda dei documenti da conservare e del tipo di azienda, le varie tappe e fasi possono essere differenti. La distinzione cruciale è quella tra documenti cartacei e digitali: nel primo caso, avremo a che fare con un’archiviazione molto più complessa e macchinosa. Bisogna, per esempio, etichettare le varie cartelle con cura e rimuovere documenti vecchi, scaduti, nonché pianificare i documenti per il futuro.

Tutti passaggi molto meno complicati con una conservazione dei documenti aziendali digitale. In tal caso, si potrà sfruttare non solo uno spazio di manovra molto meno ampio (fisicamente) e quindi lavorare anche solo su un device, ma anche sfruttare la velocità delle operazioni. Si tratta di uno degli aspetti cruciali dell’organizzazione di un ufficio

I vantaggi di digitalizzare i documenti

 

Ma perché digitalizzare i documenti? La conservazione in digitale è un processo molto vantaggioso che consente di conservare dei documenti in formato digitale, in modo tale da poter distruggere anche gli originali cartacei. Il tutto, a seconda dei casi specifici, senza perdere il valore legale.

Un processo che è volto a garantire autenticità, nonché leggibilità, affidabilità e reperibilità. Per quanto riguarda l’affidabilità, si parla della constatazione che l’utente il quale si occupa di riporre il documento può avere del documento stesso. Da non sottovalutare l’aspetto dell’autenticità: una caratteristica che è propria di un documento informatico e che garantisce che nella digitalizzazione dello stesso non sia stato alterato. Discorso simile per quanto riguarda l’integrità, una qualità del documento che assicura la sua integrità in riferimento a possibili alterazioni o modifiche.

Potrebbe sembrare superfluo, ma anche la leggibilità del documento è importantissima. Questa caratteristica definisce il mantenimento totale della fruibilità delle informazioni che sono indicate sul documento stesso. Ciò deve essere garantito in tutto il ciclo di gestione della documentazione. Anche la memorizzazione e l’archiviazione seguono questo iter.

La reperibilità è strettamente correlata alla conservazione: si tratta di una peculiarità che consiste nella capacità di esibire un documento con caratteristiche specifiche. Ricordiamo che la conservazione può essere anche tenuta all’interno di una vera e propria struttura organizzativa del soggetto che produce i documenti.

Nel concreto, i vantaggi effettivi della conservazione documenti aziendali in digitale risiedono sicuramente in una maggiore efficienza gestionale. Ciò, in relazione al fatto che si parli di una rapidità molto maggiore nel reperire i documenti e le informazioni necessarie e un controllo dei processi documentali totale.

Allo stesso tempo, parliamo di una riduzione di costi e tempi significativa, sia nella gestione dei processi operativi legati alla conservazione, che allo spazio effettivo necessario.

Quali sarebbero i tempi di digitalizzazione

Con le tecniche moderne, la digitalizzazione dei documenti può avvenire in tempistiche abbastanza brevi. Ovviamente, può sembrare inutile dirlo, ma le tempistiche non possono fare altro che essere strettamente correlate alla quantità di documenti che è necessario portare dal cartaceo al digitale. Insomma, per parlare di una tempistica precisa è fondamentale prima considerare la quantità di documentazione che deve essere sottoposto al processo.